En la práctica cotidiana de recursos humanos, el registro de asistencia suele tratarse como una formalidad administrativa. Sin embargo, desde la entrada en vigor de la Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo —publicada en el Diario Oficial el 9 de mayo de 2024 y modificada por la Resolución Exenta N° 9453, de 25 de abril de 2025—, las exigencias para los sistemas electrónicos de registro se han vuelto considerablemente más rigurosas. Para las empresas, incumplirlas no es un error menor: implica infracciones directamente sancionables bajo el artículo 508 del Código del Trabajo.
¿Qué obliga a hacer el artículo 33 del Código del Trabajo?
El artículo 33 del Código del Trabajo establece que el empleador tiene el deber de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias. Para cumplirlo, la empresa puede optar entre tres mecanismos: un libro de asistencia del personal, un reloj control con tarjetas de registro, o un sistema electrónico de registro y control.
La norma encarga a una resolución del Director del Trabajo la tarea de establecer las condiciones y requisitos que deben cumplir estos últimos, y dispone que la Dirección del Trabajo se pronuncie, a petición de parte, respecto de si un sistema determinado se ajusta a esas condiciones, lo que habilita su utilización. Ese pronunciamiento —la autorización— no es opcional: es la puerta de entrada para poder usar válidamente cualquier plataforma electrónica en el contexto laboral.
¿Qué tipos de sistemas pueden utilizarse?
La Resolución Exenta N° 38 regula exclusivamente las plataformas electrónicas de registro y control. No aplica a mecanismos en soporte de papel ni a dispositivos mecánicos. Sin embargo, su ámbito de aplicación es más amplio de lo que muchas empresas suponen.
La resolución define como sistema electrónico toda plataforma, dispositivo o aplicación que, directa o indirectamente, sirva para obtener información sobre la asistencia, horas trabajadas o descansos, aunque esa no sea su finalidad primaria. Un ejemplo explícito: si la empresa instruyera a sus trabajadores enviar un mensaje de WhatsApp para confirmar el inicio de su jornada, esa aplicación de mensajería quedaría sujeta a la normativa y debería ser certificada y autorizada. El uso de aplicaciones de mensajería instantánea no certificadas para realizar marcaciones no cumple la obligación del artículo 33 inciso 1° del Código del Trabajo.
Tampoco satisface el deber legal el empleo de sistemas de excepción u otros mecanismos destinados a medir el ausentismo y no la asistencia, horas de trabajo y descansos.
¿Qué requisitos debe cumplir un sistema electrónico autorizado?
La Resolución Exenta N° 38 impone un conjunto detallado de exigencias técnicas y jurídicas. Los aspectos más relevantes para el empleador son los siguientes:
- Autorización previa de la Dirección del Trabajo. La empresa debe utilizar únicamente plataformas que cuenten con la autorización vigente de la Dirección del Trabajo. El listado actualizado se publica mensualmente en el sitio web institucional del Servicio. Usar un sistema no autorizado es, por sí solo, una infracción sancionable.
- Doble mecanismo de identificación. Los sistemas deben contemplar al menos dos alternativas de reconocimiento del trabajador. A lo menos una de ellas no puede requerir parámetros biométricos ni datos personales —por ejemplo, claves o tarjetas de aproximación—. El empleador debe definir en el contrato de trabajo o en el reglamento interno cuál es el mecanismo primario y cuál el de respaldo.
- Seguridad e integridad de los registros. Cada marcación debe generar automáticamente un código Hash o Checksum para garantizar la integridad del dato. La resolución no acepta ningún otro método de validación. Las bases de datos deben encontrarse replicadas y respaldadas en dispositivos de almacenamiento externos, con sistemas que impidan el acceso no autorizado y la adulteración de información post-registro.
- Comprobantes automáticos al trabajador. El sistema debe enviar, de forma automática, un comprobante de cada marcación al correo electrónico personal del trabajador. El mensaje de texto (SMS) u otras formas similares de comunicación no satisfacen esta obligación.
- Acceso permanente del trabajador a sus registros. El dependiente debe poder consultar su información desde cualquier lugar y a cualquier hora, con un período histórico mínimo de cinco años.
- Portal de fiscalización disponible 24/7. Las empresas prestadoras deben mantener un sitio web de acceso permanente para los funcionarios de la Dirección del Trabajo. Cualquier situación que entorpezca, dilate o impida el proceso de ingreso, revisión o descarga de datos se considera una infracción. La Dirección del Trabajo puede acceder presencialmente, desde las dependencias del empleador, o de forma remota.
- Reglamento interno actualizado. Todas las reglas y procedimientos de uso del sistema deben estar incorporadas en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad. Si la empresa no está obligada a tenerlo, deben constar en los contratos individuales o sus anexos. Ningún trabajador puede ser sancionado por el uso incorrecto del sistema si esa conducta no ha sido previamente recogida en la normativa interna y comunicada a los dependientes.
- Capacitación previa a los trabajadores. Antes de implementar un nuevo sistema, todos los trabajadores afectos a él deben ser debidamente capacitados en su uso.
- Protección de datos personales. Cuando el sistema requiera datos sensibles —como huellas digitales o número de teléfono personal— para el enrolamiento, el trabajador debe manifestar su consentimiento por escrito en el contrato o anexo. Una vez terminada la relación laboral, tanto el empleador como el prestador del servicio tienen la obligación de destruir dichos datos personales en un plazo no inferior a 90 días ni superior a 120, contados desde la desvinculación.
¿Qué infracciones puede cometer la empresa?
El artículo 58° de la Resolución Exenta N° 38 enumera conductas que constituyen infracción a lo dispuesto en el artículo 33 del Código del Trabajo, sancionables conforme al artículo 508 de ese cuerpo legal. Entre las más relevantes se encuentran:
- No usar ningún sistema de registro y control de asistencia.
- Utilizar un sistema electrónico no autorizado por la Dirección del Trabajo.
- Presentar fallas o desperfectos que entorpezcan los procesos inspectivos.
- Alterar la información del sistema electrónico de registro.
- No respetar las normas sobre recolección, tratamiento o destrucción de datos personales de los trabajadores.
- No capacitar a los trabajadores en el uso de la plataforma.
- Bloquear la posibilidad de que los trabajadores realicen marcaciones.
- No mantener disponible la información histórica por hasta cinco años.
Recomendaciones prácticas para la empresa
- Verificar en el sitio web de la Dirección del Trabajo que el sistema electrónico que se utiliza cuenta con autorización vigente antes de la próxima fiscalización.
- Revisar el reglamento interno para confirmar que incluye las reglas de uso del sistema de asistencia, los mecanismos de identificación primario y secundario, y el procedimiento de cambio de clave o correo electrónico.
- Formalizar el consentimiento escrito de los trabajadores en el contrato o anexo cuando el sistema utilice datos biométricos o número de teléfono personal.
- Implementar un procedimiento interno para la modificación de marcaciones conforme al protocolo bilateral exigido por la resolución: notificación al trabajador, plazo de 48 horas para oposición y registro auditable de la acción.
- Asegurarse de que cada trabajador tenga registrado un correo electrónico personal en la plataforma, ya que sin él el sistema no puede cumplir las obligaciones de notificación que impone la norma.
