En las fiscalizaciones que realiza la Dirección del Trabajo, las multas no suelen originarse en materias complejas, sino en incumplimientos laborales básicos que muchas veces las empresas no tienen regularizados o no pueden respaldar documentalmente. En la práctica, la Inspección del Trabajo revisa ciertas materias específicas, y son precisamente esos incumplimientos los que con mayor frecuencia terminan en sanciones para el empleador.
A continuación, se indican algunos de los principales incumplimientos laborales que terminan en multas por parte de la Dirección del Trabajo.
1. No escriturar el contrato de trabajo o no tener anexos firmados
El contrato de trabajo debe constar por escrito y firmarse dentro de los plazos legales. Asimismo, cuando se modifican condiciones esenciales de la relación laboral, como la remuneración, la jornada de trabajo, las funciones o el lugar de prestación de los servicios, dichas modificaciones deben constar en anexos de contrato firmados por las partes. La falta de contrato escriturado o de anexos firmados es una de las infracciones más comunes.
2. No llevar registro de asistencia
El empleador debe llevar un registro de asistencia que permita controlar la jornada de trabajo, horas extraordinarias, atrasos e inasistencias. No contar con registro de asistencia, llevarlo de forma incorrecta o que no exista concordancia entre el registro y las remuneraciones pagadas es motivo frecuente de multa.
3. No emitir o no entregar liquidaciones de sueldo
El empleador debe emitir y entregar mensualmente la liquidación de remuneraciones, en la cual deben constar las remuneraciones, bonos, horas extraordinarias y descuentos legales. La falta de liquidaciones o liquidaciones mal emitidas también es una infracción frecuente.
4. No pagar cotizaciones previsionales
El empleador debe declarar y pagar las cotizaciones previsionales dentro de plazo. El no pago de cotizaciones es una de las infracciones más graves, ya que además de la multa, puede generar la nulidad del despido.
5. No respetar las condiciones pactadas en el contrato de trabajo
El empleador debe respetar las condiciones pactadas con el trabajador, especialmente en lo relativo a remuneraciones, bonos, comisiones, jornada, turnos y beneficios. El no pago de bonos pactados, la modificación unilateral de la jornada o de las funciones del trabajador, o cambios sin anexo de contrato, son situaciones que frecuentemente terminan en multas y en juicios laborales.
6. No otorgar feriado legal
El empleador debe otorgar el feriado legal a los trabajadores y llevar un control del feriado utilizado y pendiente. La Dirección del Trabajo fiscaliza que el feriado sea efectivamente otorgado como descanso.
7. No tener Reglamento Interno cuando corresponde
Las empresas con 10 o más trabajadores deben contar con un Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, el cual debe estar actualizado y debidamente entregado a los trabajadores.
8. No entregar Elementos de Protección Personal (EPP)
El empleador debe proporcionar los Elementos de Protección Personal necesarios para que el trabajador realice sus funciones de forma segura. Además, debe existir registro de entrega firmado por el trabajador, capacitaciones y respaldo documental.
La experiencia demuestra que la mayoría de las multas de la Dirección del Trabajo se originan en incumplimientos básicos, como no tener contratos firmados, no pagar cotizaciones, no llevar control de asistencia, no emitir liquidaciones de sueldo, no respetar las condiciones pactadas con los trabajadores o no contar con registro de entrega de elementos de protección personal.
Por ello, es recomendable que las empresas realicen revisiones internas periódicas y verifiquen que todas estas materias se encuentren al día, que las condiciones del contrato de trabajo sean respetadas, que los bonos pactados se paguen correctamente y que exista respaldo documental de todas las obligaciones laborales.
Muchas veces, estos incumplimientos, que pueden parecer menores, son precisamente los que terminan en multas por parte de la Dirección del Trabajo. Mantener estas materias al día, además de ser una obligación legal, puede evitar sanciones y contingencias laborales para la empresa.
En materia laboral, no basta con cumplir, sino que además es fundamental poder demostrar que se cumple, por lo que mantener la documentación laboral ordenada y actualizada es fundamental para cualquier empresa.
