El finiquito es el documento mediante el cual el empleador y el trabajador dejan constancia del término de la relación laboral y de las obligaciones económicas que se pagan o quedan pendientes con ocasión de ese término.
De acuerdo con el artículo 177 del Código del Trabajo, el finiquito debe constar por escrito y ser firmado y ratificado por el trabajador ante un ministro de fe. Esta ratificación puede realizarse, entre otros, ante un inspector del trabajo, notario público, oficial del Registro Civil o secretario municipal. También puede suscribirse electrónicamente a través del portal Mi DT.
El empleador debe otorgar el finiquito y poner su pago a disposición del trabajador dentro de los diez días hábiles siguientes a la separación.
1. Revisar la causal de término del contrato
El primer aspecto que debe comprobarse es que la causal indicada en el finiquito coincida con la señalada en la carta de despido o con la forma en que efectivamente terminó la relación laboral.
Entre las causales más comunes se encuentran:
- Renuncia voluntaria.
- Mutuo acuerdo.
- Vencimiento del plazo convenido.
- Conclusión del trabajo o servicio.
- Necesidades de la empresa.
- Desahucio.
- Incumplimiento grave de las obligaciones del contrato.
- Otras causales disciplinarias del artículo 160 del Código del Trabajo.
La causal es relevante porque determina las indemnizaciones que podrían corresponder. Por ejemplo, un despido por necesidades de la empresa puede dar derecho a indemnización sustitutiva del aviso previo e indemnización por años de servicio, mientras que una causal disciplinaria del artículo 160, en principio, no genera esas indemnizaciones.
Si el trabajador considera que la causal no es efectiva, que los hechos señalados en la carta no ocurrieron o que no tienen la gravedad suficiente para justificar el despido, debe evitar aceptar esa causal sin formular una reserva de derechos.
2. Confirmar las fechas de inicio y término
El finiquito debe indicar correctamente:
- La fecha de inicio de la relación laboral.
- La fecha efectiva de término.
- La antigüedad reconocida por el empleador.
- La existencia de continuidad laboral, cuando hayan existido renovaciones, anexos o cambios de contrato.
Una fecha de ingreso incorrecta puede disminuir la indemnización por años de servicio, el feriado proporcional, las vacaciones progresivas y otros beneficios asociados a la antigüedad.
También es importante comprobar que la fecha de término coincida con el último día trabajado o con aquella indicada en la carta de despido.
3. Revisar las remuneraciones pendientes
El finiquito debe incluir todas las remuneraciones que se encuentren pendientes al momento de terminar el contrato.
Entre ellas pueden encontrarse:
- Días trabajados durante el último mes.
- Sueldo base pendiente.
- Comisiones devengadas.
- Bonos pactados.
- Gratificaciones.
- Horas extraordinarias.
- Asignaciones que correspondan.
- Diferencias de remuneraciones.
- Incentivos o premios ya devengados.
En el caso de las remuneraciones variables, es especialmente importante revisar las ventas, operaciones o metas cumplidas antes del despido, aunque su cálculo o pago se realice con posterioridad.
El término del contrato no elimina el derecho a recibir remuneraciones que ya hayan sido devengadas durante la relación laboral.
4. Comprobar el feriado legal y proporcional
El empleador debe pagar los días de vacaciones que el trabajador tenía acumulados y no alcanzó a utilizar antes del término del contrato.
También debe calcularse el feriado proporcional correspondiente al período transcurrido desde la última anualidad laboral hasta la fecha de término.
Para revisar este concepto se debe considerar:
- La fecha de ingreso.
- Los períodos de vacaciones utilizados.
- Los días pendientes de años anteriores.
- El feriado proporcional generado durante la última anualidad.
- La existencia de vacaciones progresivas.
Un error frecuente consiste en considerar solamente el feriado proporcional y omitir días de vacaciones legales o progresivas que ya se encontraban acumulados.
5. Verificar la indemnización sustitutiva del aviso previo
Cuando el empleador pone término al contrato por necesidades de la empresa sin avisar con al menos treinta días de anticipación, normalmente debe pagar una indemnización sustitutiva equivalente a la última remuneración mensual devengada.
Para calcularla correctamente deben revisarse los componentes habituales de la remuneración y no limitarse automáticamente al sueldo base.
Si el empleador comunicó el despido con treinta días de anticipación y el trabajador continuó prestando servicios durante ese período, esta indemnización podría no corresponder.
6. Revisar la indemnización por años de servicio
Cuando el contrato ha estado vigente durante un año o más y termina por alguna de las causales del artículo 161 del Código del Trabajo, puede corresponder una indemnización equivalente a treinta días de la última remuneración mensual por cada año trabajado y fracción superior a seis meses.
La indemnización legal tiene un límite general de 330 días de remuneración, equivalente a once años, sin perjuicio de situaciones especiales, contratos individuales, instrumentos colectivos o trabajadores sujetos a regímenes anteriores.
También debe revisarse la base de cálculo utilizada. Tratándose de remuneraciones variables, la indemnización se calcula sobre el promedio de lo percibido durante los últimos tres meses calendario. Para las indemnizaciones legales existe, además, un límite de 90 UF sobre la remuneración mensual utilizada como base de cálculo.
7. Revisar el descuento del Seguro de Cesantía
Cuando el despido se funda en necesidades de la empresa o en desahucio, el empleador puede imputar a la indemnización por años de servicio la parte del saldo de la Cuenta Individual de Cesantía correspondiente a sus aportes del 1,6%, junto con la rentabilidad respectiva.
Para aplicar este descuento, el empleador debe contar con el certificado emitido por la Administradora de Fondos de Cesantía que determine el monto imputable.
El trabajador debe revisar:
- Que la causal invocada permita efectuar el descuento.
- Que el monto coincida con el certificado de la AFC.
- Que no se estén descontando cotizaciones financiadas por el propio trabajador.
- Que el descuento se aplique sobre la indemnización correcta.
Si se pretende impugnar judicialmente la causal de necesidades de la empresa, resulta recomendable reservar expresamente el derecho a solicitar la restitución del descuento efectuado por concepto de aporte del empleador al Seguro de Cesantía.
8. Comprobar el pago de las cotizaciones previsionales
Antes de ratificar el finiquito, también debe revisarse que se encuentren pagadas las cotizaciones de:
- AFP.
- Salud.
- Seguro de Cesantía.
- Otros organismos previsionales que correspondan.
En los casos regulados por el artículo 162 del Código del Trabajo, el ministro de fe debe exigir al empleador que acredite el pago íntegro de las cotizaciones previsionales hasta el último día del mes anterior al despido.
La existencia de cotizaciones declaradas pero no pagadas puede tener consecuencias relevantes para el empleador y, en determinados casos, dar lugar a la denominada nulidad del despido.
Por ello, no basta con revisar el monto líquido del finiquito. También es conveniente obtener certificados actualizados de las instituciones previsionales.
9. Examinar cuidadosamente los descuentos
El finiquito puede contener descuentos por anticipos, préstamos, créditos, días no trabajados u otros conceptos.
Antes de aceptar estos descuentos debe revisarse:
- Su origen.
- La autorización que permite efectuarlos.
- El monto efectivamente adeudado.
- Los pagos o abonos realizados anteriormente.
- Los límites legales aplicables.
- La documentación que respalda la deuda.
No corresponde que el empleador descuente unilateralmente cualquier perjuicio que atribuya al trabajador. La responsabilidad por pérdidas, daños, herramientas, mercaderías u otros bienes debe encontrarse debidamente acreditada y no puede presumirse únicamente por decisión del empleador.
10. Leer las declaraciones incluidas en el documento
Muchos finiquitos contienen cláusulas amplias en las cuales el trabajador declara:
- Haber recibido todas sus remuneraciones.
- No tener reclamos pendientes.
- Renunciar a acciones laborales.
- Otorgar el más amplio y completo finiquito.
- No haber sufrido accidentes laborales.
- No tener enfermedades profesionales.
- No haber realizado horas extraordinarias.
- No haber sido víctima de vulneraciones de derechos.
Estas declaraciones deben revisarse cuidadosamente. No corresponde aceptar hechos que no sean efectivos o materias respecto de las cuales todavía exista una controversia.
El Código del Trabajo establece que el poder liberatorio del finiquito se limita a aquello respecto de lo cual las partes hayan manifestado expresamente su acuerdo y no se extiende a las materias en que no exista consentimiento.
Sin embargo, para disminuir el riesgo de que una cláusula amplia sea utilizada posteriormente contra el trabajador, es aconsejable formular una reserva clara y específica.
11. ¿Qué es una reserva de derechos?
La reserva de derechos es una declaración incorporada por el trabajador al momento de firmar el finiquito, mediante la cual deja constancia de que mantiene su derecho a reclamar administrativa o judicialmente determinadas materias.
Actualmente, la reserva puede formularse sin necesidad de obtener la autorización o aceptación del empleador. Además, su incorporación no impide que el trabajador reciba los montos que no se encuentran discutidos.
La reserva debe ser clara y precisar los conceptos que se pretenden reclamar. Por ejemplo:
“Me reservo expresamente el derecho a demandar por despido injustificado, indebido o improcedente; recargos legales; diferencias en la indemnización sustitutiva del aviso previo y por años de servicio; devolución del descuento efectuado por concepto de Seguro de Cesantía; feriado legal, proporcional y progresivo; remuneraciones, comisiones, horas extraordinarias y cotizaciones previsionales adeudadas; nulidad del despido y vulneración de derechos fundamentales”.
La redacción debe adaptarse a las circunstancias particulares de cada relación laboral. Una reserva demasiado genérica podría generar discusiones posteriores sobre las materias que realmente quedaron excluidas del finiquito.
12. ¿Es obligatorio firmar el finiquito electrónico?
No. La suscripción electrónica del finiquito es voluntaria para el trabajador.
Al recibir una propuesta a través de Mi DT, el trabajador puede:
- Aceptarla sin observaciones.
- Aceptarla incorporando una reserva de derechos.
- Rechazarla e indicar los motivos de su desacuerdo.
Si la propuesta electrónica es rechazada, el empleador debe poner a disposición un finiquito presencial dentro del plazo legal o, si este ya venció mientras la propuesta estaba pendiente, dentro de los tres días hábiles siguientes al rechazo.
La aceptación con reserva de derechos tampoco impide el pago de las sumas reconocidas en el documento.
13. ¿Puede pagarse el finiquito en cuotas?
Como regla general, el finiquito debe pagarse dentro del plazo legal. No obstante, las partes pueden acordar un pago en cuotas.
Tratándose de indemnizaciones derivadas de un despido por necesidades de la empresa, el pacto debe ser ratificado ante la Inspección del Trabajo y las cuotas deben incluir los intereses y reajustes correspondientes. El incumplimiento permite exigir inmediatamente el total de la deuda.
El trabajador no está obligado a aceptar un pago fraccionado. Además, el finiquito laboral electrónico de Mi DT no permite pactar el pago en cuotas.
Conclusión
El finiquito no es solamente un comprobante de pago. Es un documento con importantes efectos jurídicos que puede determinar cuáles materias podrán discutirse posteriormente.
Antes de firmarlo, el trabajador debe revisar la causal de término, las fechas de la relación laboral, las remuneraciones pendientes, las vacaciones, las indemnizaciones, los descuentos y el estado de las cotizaciones previsionales.
Cuando existan errores o diferencias, es posible rechazar la propuesta o firmar incorporando una reserva de derechos clara y específica. Una revisión jurídica previa puede evitar la pérdida de indemnizaciones o acciones que se encuentran sujetas a plazos breves.
En RK Abogados asesoramos a trabajadores y empresas en la revisión, preparación y suscripción de finiquitos laborales, cálculo de indemnizaciones y resolución de controversias derivadas del término de la relación laboral.
