Constituir una empresa en Chile es actualmente un procedimiento mucho más accesible que hace algunos años. A través del Registro de Empresas y Sociedades, conocido habitualmente como “Tu Empresa en un Día”, es posible constituir distintos tipos de sociedades mediante un formulario electrónico y suscribirlo mediante firma electrónica o, en determinados casos, a través de una notaría.
Sin embargo, que el procedimiento sea sencillo no significa que todas las decisiones que se adoptan al momento de constituir una sociedad sean igualmente simples.
El tipo de sociedad, su objeto, la administración, las facultades del representante, el capital, la distribución de las acciones y el domicilio son decisiones que pueden tener importantes consecuencias durante el funcionamiento de la empresa.
A continuación, revisamos algunos de los errores más frecuentes.
1. Elegir el tipo de sociedad sin analizar el proyecto
Uno de los primeros errores es constituir una sociedad simplemente porque es la alternativa más conocida o porque fue recomendada informalmente, sin considerar las características particulares del negocio.
En Chile existen distintas estructuras jurídicas, entre ellas la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL), la Sociedad de Responsabilidad Limitada, la Sociedad por Acciones (SpA) y la Sociedad Anónima.
Cada una tiene reglas diferentes respecto de su administración, incorporación de nuevos socios o accionistas, transferencia de derechos y funcionamiento.
Por ejemplo, una SpA puede ser particularmente útil para proyectos que contemplan la incorporación futura de nuevos inversionistas o accionistas, mientras que otras estructuras pueden ser apropiadas para empresas con una composición de socios más estable.
Por eso, antes de constituir, conviene preguntarse no solamente cómo funcionará la empresa hoy, sino también cómo se espera que funcione en algunos años.
2. Utilizar estatutos estándar sin adaptarlos al negocio
Las plataformas electrónicas facilitan enormemente el proceso de constitución. Sin embargo, un error habitual consiste en completar el formulario utilizando únicamente las alternativas predeterminadas, sin analizar si las reglas escogidas responden realmente a las necesidades de los socios.
Los estatutos son las reglas bajo las cuales funcionará la sociedad.
Por ello, resulta importante definir correctamente materias como:
- quién administrará la empresa;
- qué facultades tendrá el administrador;
- cómo se adoptarán las decisiones;
- quién podrá operar cuentas bancarias;
- cómo se incorporarán nuevos accionistas;
- cómo podrán transferirse las acciones;
- qué ocurrirá ante el fallecimiento o retiro de alguno de los socios; y
- qué mecanismos existirán para solucionar diferencias entre ellos.
Una sociedad puede funcionar correctamente durante años con estatutos sencillos. El problema suele aparecer cuando los accionistas tienen intereses distintos y descubren que nunca regularon adecuadamente una determinada situación.
3. Definir incorrectamente la administración y representación
Otro aspecto especialmente importante es establecer quién representará a la empresa y con qué facultades.
No basta simplemente con nombrar a una persona como administrador o representante. Es recomendable determinar con claridad qué actos podrá realizar por sí sola y cuáles requerirán autorización adicional.
Por ejemplo, puede ser necesario establecer facultades suficientes para abrir y cerrar cuentas bancarias, contratar trabajadores, suscribir contratos, comparecer ante organismos públicos, otorgar mandatos, cobrar y percibir, solicitar créditos o representar judicialmente a la sociedad.
Una configuración demasiado limitada puede dificultar posteriormente operaciones habituales de la empresa. Por el contrario, entregar facultades excesivamente amplias sin mecanismos de control puede generar riesgos para los demás socios.
Esto adquiere especial importancia cuando existen varios accionistas o cuando la persona que administrará cotidianamente la empresa no coincide con quien aportó la mayor parte del capital.
4. No planificar correctamente el capital y las acciones
Especialmente en las Sociedades por Acciones, es necesario analizar correctamente tanto el monto del capital como el número de acciones en que estará dividido.
El Código de Comercio exige que el capital de una SpA se encuentre determinado en sus estatutos y dividido en un número determinado de acciones nominativas. Además, el capital debe suscribirse y pagarse dentro del plazo establecido en los estatutos; si nada se señala, la legislación contempla un plazo de cinco años.
No existe, con carácter general, un capital mínimo obligatorio para constituir una sociedad, por lo que fijar una cifra desproporcionadamente alta no necesariamente entrega una ventaja.
También conviene pensar en la cantidad de acciones.
Si existe la posibilidad de incorporar inversionistas o nuevos accionistas en el futuro, una estructura accionaria correctamente diseñada puede facilitar considerablemente esas operaciones.
5. Utilizar un domicilio sin comprobar que podrá acreditarse
Este es uno de los problemas más frecuentes después de constituir una empresa.
Una cosa es indicar un domicilio en los estatutos de la sociedad y otra distinta es poder acreditar ese domicilio para efectos tributarios.
El Servicio de Impuestos Internos exige acreditar el domicilio informado al realizar determinados trámites tributarios, conforme a los antecedentes que correspondan a la relación existente con el inmueble. Para efectos tributarios, el SII considera domicilio el lugar informado por el contribuyente donde se encuentra el asiento de sus negocios.
Por ello, antes de constituir una empresa es recomendable verificar si se utilizará:
- un inmueble propio;
- una propiedad arrendada;
- un inmueble autorizado por un tercero; o
- un servicio de oficina o domicilio virtual que entregue documentación suficiente para los trámites posteriores.
Constituir primero la empresa y recién después preguntarse cómo acreditar el domicilio puede retrasar innecesariamente el inicio de actividades.
6. Declarar actividades que no corresponden al negocio
Al realizar el inicio de actividades será necesario informar al SII los códigos de actividad económica que correspondan efectivamente a las operaciones que realizará la empresa. El propio Servicio señala que deben seleccionarse los códigos que más se aproximen a las actividades desarrolladas por el negocio.
El error puede producirse en ambos sentidos.
Un objeto social excesivamente limitado puede obligar posteriormente a modificar los estatutos cuando aparezca una nueva línea de negocios. Pero una redacción excesivamente genérica, sin planificación tributaria ni comercial, tampoco reemplaza la necesidad de informar correctamente las actividades que efectivamente realizará la empresa ante el SII.
Lo recomendable es proyectar desde un comienzo las actividades actuales y aquellas que razonablemente puedan desarrollarse en el futuro.
¿Cómo evitar estos errores?
La rapidez con la que actualmente puede constituirse una empresa no debería reemplazar una adecuada planificación previa.
Antes de firmar los estatutos resulta recomendable revisar, al menos, el tipo de sociedad, objeto, capital, número y distribución de acciones, administración, facultades, domicilio, participación de cada socio y forma en que se resolverán futuras modificaciones o conflictos.
Una constitución correctamente planificada permite que la estructura jurídica acompañe el crecimiento del negocio, evitando modificaciones, trámites y conflictos que muchas veces podrían haberse prevenido desde el comienzo.
Por ello, si estás evaluando constituir una empresa en Chile, especialmente cuando existen varios socios, inversionistas extranjeros o se proyecta incorporar nuevos accionistas, contar con asesoría jurídica durante la etapa de constitución puede ayudar a definir una estructura adecuada para las necesidades presentes y futuras del proyecto.
Conclusión
Constituir una empresa en Chile a través de "Tu Empresa en un Día" es una gran ventaja técnica, pero el éxito a largo plazo no depende de la rapidez del trámite, sino de las decisiones estratégicas que dejas plasmadas en el papel. Evitar los errores comunes en la elección del tipo de sociedad, la administración, el capital o el domicilio tributario te ahorrará costosas modificaciones, retrasos ante el SII y, sobre todo, conflictos con tus socios en el futuro. Emprender requiere visión de futuro; por eso, diseñar unos estatutos a la medida de tu proyecto es la mejor inversión para asegurar que la estructura legal de tu negocio crezca al mismo ritmo que tus metas comerciales.
